海外ビジネス準備室ホテルメール
海外ホテルの予約確認・深夜到着メール｜英語テンプレート7選
深夜到着や便の遅延は、フロントで説明する前にメールで予約を保持してもらうことが重要です。予約名、到着見込み、依頼、返信期限を短く書き、ホテルから確認返信を受け取ります。
最初に予約条件を確認する
予約番号、宿泊者名、到着日、泊数、キャンセル・ノーショー条件を予約画面で確認します。会社や予約代理店経由の場合は、ホテルへ直接変更できる範囲も確認します。
到着時刻は空港到着とホテル到着を分ける
飛行機の到着時刻だけでなく、入国、荷物、移動を含むホテル到着見込みを伝えます。確定していない時刻にはestimatedやaroundを使います。
依頼と確認返信を一つずつ書く
予約保持、空港送迎、領収書など複数の依頼がある場合は箇条書きにします。最後にホテルから確認返信を依頼し、返信がなければ電話や予約窓口で確認します。
ホテルへ送る英語メール7選
予約確認
Could you confirm my reservation under Yamada for three nights from 12 August?
予約名・泊数・到着日を一文で確認します。深夜到着
My flight arrives at 10:30 p.m. Please keep my reservation. I expect to check in around midnight.
便の到着時刻とホテル到着見込みを分けます。遅延更新
My flight has been delayed. My new estimated check-in time is 1:00 a.m.
確定していない場合はestimatedを使います。領収書
Could you issue the receipt in the name of ABC Corporation?
会社名の正式表記を添えます。請求方法
Could you confirm whether the room charge will be paid at check-in or check-out?
デポジットや会社手配との重複を防ぎます。空港送迎
Do you offer airport transfer service? If so, please share the meeting point and total price.
乗車場所と総額を確認します。返信依頼
Please reply to confirm that the reservation will be held for my late arrival.
予約保持について明示的な返信を依頼します。件名と本文の完成形
Subject: Late arrival — Reservation under Yamada, 12 August
Dear Reservations Team,
My flight arrives at 10:30 p.m., and I expect to check in around midnight. Please keep my reservation under Yamada for three nights.
Please reply to confirm that the reservation will be held.
Best regards,
Munenori Yamada
実行前のチェック
- 予約番号・予約名・泊数を確認した
- 空港到着とホテル到着見込みを分けた
- 予約保持について確認返信を受け取った
QUESTIONS
よくある質問
深夜到着はホテルへいつ連絡しますか？
予約時または遅延が分かった時点で連絡し、予約を保持する旨の確認返信を受け取ります。
便名だけ伝えれば十分ですか？
便の到着時刻と、入国・荷物・移動を含むホテル到着見込みを分けて伝えます。