海外ビジネス準備室欠航・遅延
海外出張で飛行機が遅延・欠航したときの対応手順
欠航や大幅な遅延が起きたら、振替便の確保と関係者への連絡を並行して進めます。焦って複数の予約を重ねず、変更条件と会社の出張規定を確認しましょう。
欠航・遅延 / PREPARE FOR YOUR NEXT CITY
最初に運航情報と振替方法を確認
航空会社の公式アプリ、空港表示、カウンターで最新情報を確認します。Is there another flight available today?と尋ね、出発時刻、経由地、荷物の扱いを確認します。
訪問先には事実と次報時刻を送る
My flight has been delayed. I will update you again by 3 p.m.のように、現状、影響、次に連絡する時刻を短く伝えます。確定していない到着時刻を約束しません。
ホテルと移動手段を調整する
深夜到着になる場合は予約を保持してもらい、空港送迎の変更可否を確認します。新たな費用が発生する前に、会社の承認ルールも確認します。
記録を残して精算に備える
遅延証明、搭乗券、変更後の旅程、食事・宿泊・移動の領収書を保存します。補償や払い戻しの条件は航空会社と保険の公式案内で確認します。
訪問先への遅延連絡テンプレート
- My flight has been delayed due to operational reasons.
- The earliest estimated arrival is 7 p.m., but it is not confirmed yet.
- I will update you again by 3 p.m. local time.
実行前のチェック
- 航空会社の公式情報で振替便を確認
- 訪問先へ現状と次報時刻を連絡
- 遅延証明と追加費用の領収書を保存
QUESTIONS
よくある質問
遅延時は誰へ最初に連絡しますか？
航空会社で振替方法を確認しながら、訪問先へ事実と次の連絡時刻を伝えます。会社の緊急連絡規程も優先します。
追加のホテルを自分で予約してよいですか？
会社の規程と航空会社・保険の補償条件を確認し、可能なら承認を得てから予約します。