海外ビジネス準備室商談フォロー
海外商談の議事録・フォローメール｜24時間以内に送る英語テンプレート
会議が盛り上がっても、担当者と期限が書面に残らなければ進みません。24時間以内に、合意済み、未決事項、双方の宿題、次の判断を短い英語メールで共有します。
メモを議事録へ変換する
発言を時系列で並べず、Agreed、Open items、Actions、Next decisionの4つに分けます。前向きな反応を組織承認と解釈せず、不明点は確認事項にします。
担当者と期限を同じ行に書く
誰が、何を、いつまでに行うかを一行にします。期限には日付と必要なら時間帯を付け、相手側と自社側の宿題を分けます。
誤りを修正できる期限を示す
Please let us know if any point is incorrect.と書くだけでなく、いつまでに修正してほしいかを示します。沈黙を契約上の承認とは扱わず、重要条件は正式な契約・社内法務で確認します。
24時間以内に送る議事録メール
Subject: Summary and next steps — 24 July meeting
Thank you for meeting with us today. Below is our understanding of the discussion.
- Agreed
- 合意した対象範囲・仕様・判断
- Open items
- まだ決まっていない価格・法務・技術・社内承認
- Actions
- 双方の担当者、成果物、期限
- Next decision
- 次に何を、誰が、いつ判断するか
Please let us know by Friday if any point above is incorrect.
事実・解釈・宿題を混ぜない
事実
会議で明示された条件、担当者、日付。発言者と資料を確認できる形にします。
解釈
「関心が高そう」「承認されたはず」などは合意欄へ入れず、確認事項にします。
宿題
send、review、confirmなど動詞から始め、担当者と期限を一行にします。
次の判断
次回会議の日程だけでなく、その場で決める内容と必要資料を明記します。
送信前の5点確認
- 合意済みと未決事項を分けた
- 相手側と自社側の担当者を書いた
- 期限に日付と時間帯を付けた
- 認識違いの修正期限を示した
- 機密情報と契約表現を社内規程で確認した
実行前のチェック
- 合意済みと未決事項を分けた
- 担当者・成果物・期限を一行にした
- 24時間以内に確認メールを送った
QUESTIONS
よくある質問
議事録はいつ送りますか？
会話の記憶が新しいうちに、原則として24時間以内を目安に送ります。
返信がなければ合意とみなせますか？
沈黙を契約上の承認とは扱いません。重要な条件は正式な契約手続と社内法務で確認します。