海外ビジネス準備室英文メール
海外ビジネスの英文メール｜依頼・確認・お礼の型
英文メールは難しい単語より、相手が次に何をすればよいかが一読で分かる構成が大切です。件名、目的、期限、依頼事項を短く整理しましょう。
英文メール / PREPARE FOR YOUR NEXT CITY
件名で目的を伝える
Request, Confirmation, Follow-upなど目的を先に置き、案件名と期限を加えます。件名だけで緊急度を誤解されないよう、必要なら日付を明記します。
依頼は一文一動詞にする
Could you send us the updated quotation by Friday?のように、依頼内容と期限を一文にします。背景説明は後ろに置き、箇条書きで必要な情報を示します。
最後に次の行動を書く
Thank you for your help. I look forward to hearing from you.だけで終わらず、返信期限や次回会議の日程を添えると案件が前に進みます.
そのまま置き換えられる3行メール
- Subject: Confirmation needed — delivery date
- Could you confirm whether delivery by 18 July is possible?
- Please let us know by 3 p.m. JST tomorrow so that we can finalize the schedule.
QUICK PRACTICE
英文メールを、目的・依頼・期限の3点で組み立てる
丁寧な長文より、相手が次に何をすればよいかを明確にします。件名と冒頭で目的を示し、依頼、理由、期限、添付、次の行動を短く並べます。
依頼
Could you confirm ...? の後に確認対象を一つ書き、複数項目は箇条書きにします。
期限
具体的な日付・時刻・タイムゾーンと、その期限が必要な理由を簡潔に添えます。
認識確認
会議後は決定事項、担当者、期限を列挙し、誤りがあれば知らせてほしい旨を添えます。
催促
前回の依頼、現在止まっている判断、必要な回答、次の期限を示し、感情的な表現を避けます。
実行前のチェック
- 件名に目的と案件名を入れた
- 依頼事項と期限を一文にした
- 相手の次の行動を明記した
QUESTIONS
よくある質問
英文メールは何行程度がよいですか？
長さより、目的・依頼・期限が一読で分かることを優先します。要点が複数ある場合は箇条書きにします。
返信を急いでほしいときはどう書きますか？
urgentだけに頼らず、必要な理由と具体的な期限、期限を過ぎた場合の影響を簡潔に書きます。