海外ビジネス準備室時差会議
海外オンライン会議の時差調整｜招待・夏時間・録画
JSTだけで候補を送ると、日付違いと夏時間で事故が起きます。参加者の所在地を確認し、カレンダー招待を唯一の正として、文字で日付・時刻・タイムゾーンを再確認します。
時差会議 / PREPARE FOR YOUR NEXT CITY
所在地とタイムゾーンを参加者ごとに確認
会社本社ではなく当日の参加場所を確認します。UTCオフセットだけでなく都市名を併記し、夏時間の切替をカレンダーで確認します。
負担が偏る場合は時間帯を交代
アジア・欧州・米州を一度に結ぶと全員に快適な時間はありません。定例会は早朝・夜間の負担を交代し、欠席者が判断できる議事録を整えます。
招待には目的・準備・判断事項を入れる
会議URLだけでなく、目的、議題、事前資料、決めたいこと、所要時間、緊急連絡先を招待へ記載します。変更は新旧招待を乱立させず更新します。
録画・文字起こしは同意と規程を優先
録画やAI文字起こしは、法令、会社規程、契約、全参加者の同意を確認します。録画できない場合でも、決定、担当、期限を議事録へ残します。
そのまま置き換える英文の骨格
Date: [day, date]Time: [city 1 time] / [city 2 time] / [city 3 time]Purpose: [decision to make]Please review [document] before the meeting.
角括弧内を自分の案件へ置き換え、社外秘・契約条件・日時を送信前に再確認してください。
出発・送信前の3分確認
日時、場所、氏名、数字、規則を公式情報や予約記録と照合。
遅延、通信不能、返答なしの場合に取る次の手段。
誰へ、どの情報を、どの安全な方法で共有するか。
次に確認・報告・判断する具体的な日時。
実行前のチェック
- 参加場所と都市名タイムゾーンを確認した
- 夏時間と日付を確認した
- 招待へ判断事項と資料を入れた
- 録画・AI利用の同意と規程を確認した